本研究所指办公用品为科室日常所用的办公文具、文件管理用品、纸制品以及部分生活用品等(不包括电脑、打印机、传真机等价值较高的机械类办公用品)，其具有价值低、数量大、家庭与办公通用、易浪费等特点，较难进行成本控制。山东省某医院为规范办公用品管理，合理控制费用开支，采用散点图和线性回归的统计学方法，建立了量化管理标准，加强了对临床科室办公用品的管理，取得了一定的成效。

        1.存在问题

        1.1多头管理，职能交叉

        医院各类办公用品由多个部门管理，信息科负责计算机、传真机等机械类办公用品管理，该类用品价值较高，管理较规范，不在此研究范围内。医院采购供应中心主要负责相关办公用品的购买、存储和发放，是主要管理单位。各类医疗表格由病案室负责印制和发放，财务科负责部分办公文具的管理，如笔、墨水、信笺、信纸、信封、笔记本等;由采供中心和营房科负责办公桌椅等物品的管理。各个管理部门没有明确的职责界定，存在职能重叠的情况。

        1.2重复购置，库存成本高

        通过对各仓库库存物品进行登记统计，发现主要存在两个问题。一是不同仓库管理的物品有重叠，其中有两个仓库重复的品种多达33种，造成库存成本过大。二是品种过多，远超办公所需。如彩色卡纸、手电筒、餐巾纸、各种型号电池等，甚至电子体重秤、电热水壶等物品都有，很多临床科室都有请领记录。上述物品多属于生活用品，本不应该作为办公用品供应科室使用。

        1.3管理松散，控制不力

        需要办公用品时，由科室填写申请单，科室主任签字后到相应仓库领取。各仓库每月初将上月办公用品消耗情况报经济管理科，经济管理科核算时等额扣除科室成本。未列入常规库存的特殊办公用品，由科室提出申请，机关部门审批后，由相关部门购买后发放至科室。在办公用品的使用上，除扣除成本和特殊用品的审批外，在数量、品种、去向等方面均未采取监督措施。哪类物品由哪个部门审批，也没有明确的界定，出现临床科室报到就由那个部门审批的现象。

        2.办公用品量化管理措施

        2.1规范临床科室办公用品品种

        为加强临床科室办公用品的管理，减少浪费，节约运营成本，医院对办公用品的采供现状进行了调研分析，将病案室、财务科、物资采购中心管理的仓库进行整合，统一由物资供应中心管理。同时，对办公用品的品种进行了筛选，确定了基本供应目录，取消了彩色卡纸、手电筒、电子体重秤、电热水壶等30多个临床科室很少使用的品种。对于个别特殊的物品，本着即用即供的原则，经论证后由物资采购中心负责采购。同时，医院取消了目录内办公用品的行政审批，实行科室主任负责制，目录外一律由采购中心主任审批。对目录外的办公用品的使用和去向，医务部每季度进行追踪检查，将使用量较大的纳入目录管理，违规使用的要立即停止，并进行经济处罚。

        2.2影响办公用品使用的关键性因素

        临床科室办公用品是用于保障患者诊疗服务的消耗性物品，其用量具有一定的规律性。本研究通过专家咨询法，初步确定了可能影响办公用品使用量的因素，如门诊量、收容量、住院费用、住院患者总占床日等。为确定关键性影响因素，调取了2013年度各临床科室的门诊量、收容量、住院费用、住院患者总占床日等诊疗数据，并制作办公用品使用金额散点图，判断相关性。结果显示，门诊量、住院费用等因素与办公用品的消耗未见明显相关性，而收容量与办公用品的消耗具有线性趋势，据此拟合直线回归方程，方程式为：办公用品=5704.218+22.251×收容量，P≤0.01，说明建立的方程式具有统计学意义。可见，影响办公用品使用量的主要因素为科室收容量，并且具有线性相关性。

        2.3制定办公用品管理的量化标准

        为科学合理地确定临床科室办公用品管理的目标值，本研究利用方程式回顾性计算各科室2013年度办公用品消耗量的测算值，对比测算值和实际消耗情况，将科室区分为两类，分别制定2014年度办公用品量化标准。一类是实际消耗量超出测算值的科室。依据回归方程和预计收容量，计算出各科室办公用品的下年度预测值，以测算值为量化标准。另一类是实际消耗量低于测算值的科室。量化标准以上年度办公用品消耗为基础，按收容量同比例增加或减少。在确定2015年度使用标准时，再以2014年度科室办公用品使用金额重新拟合回归方程，确定下年度量化管理标准，以此类推逐年确定管理标准。

        2.4加强重点科室的监督管理

        根据每年各科室办公用品的实际消耗量，确立监管重点科室。将实际消耗量超出量化标准的科室作为重点管理对象。如2013年有18个科室实际消耗量超出量化标准，对其办公用品使用情况进行回顾性调查，追踪相对贵重、消耗量大的物品去向，职能部门与科室共同分析存在问题，制定整改措施。同时，根据量化标准，物资供应中心仓库按季度为每个科室设立动态预警线，消耗量一旦超出，及时通知科室，督促科室加强成本控制。医院还建立了多项奖惩措施，对超过控制标准的科室进行通报、院周会讲评等，对存在挪用、明显浪费等突出问题的科室进行经济处罚。

        3.效果分析

        3.1办公用品采购更加理性

        以往办公用品的采购品种、采购数量是由采购中心根据经验确定，随意增加品种、扩大供应范围的现象时常发生，缺乏监督制约机制。实行量化管理后，医院整合了职能重迭的仓库，避免了办公用品的重复采购和库存积压，采购中心根据办公用品供应目录和确定的使用标准进行采购，减少了盲目性和随意性，针对性和计划性更强，检查监督也有了客观依据，无端采购行为得到了有效地制约。

        3.2办公用品使用更加合理

        通过实施量化管理，各临床科室对自身是否存在浪费以及浪费的程度有了清晰的认识，使得科室加强办公用品管理的自觉性增强，形成了注重节约的良好氛围，办公用品浪费明显下降。各年度办公用品的回归方程和使用金额分表见表2和表3。

        可以看出，2014年开始对临床科室的办公用品实行量化管理以后，利用使用金额拟制回归方程的常数量和系数明显缩小，分别下降了33.52%和25.93%，2015和2016年的拟制回归方程的常数和系数也逐年缩小。说明在收容量同等的情况下，办公用品的消耗量呈逐年下降趋势，但下降幅度逐年减小。

        各年度收容量和使用金额的对比。2014和2015年度在收容量同比均增加的情况下，办公用品使用金额却有明显下降，尤其是2014年度下降幅度比较大。可能主要有两个原因：一是限制了一些非办公必须品的供应;二是2014年是实行量化管理的第一年，各科室节约空间比较大。2016年医院收容量和使用金额均下降，但使用金额下降幅度更大。

        3.3办公用品管理更加规范

        医院以量化管理为主要手段，提升了临床科室办公用品管理的科学性。在采供方面，为明确责任、方便监督，医院撤销合并了功能重叠的部门，简化了采购供应环节。医院定期对办公用品采购的品类、库存量、账物一致性等进行检查，发现问题立即追责。这些措施有效遏制了虚假记账、代领、冒领以及超范围供应等现象。在使用方面，由于科室点多面广，单纯依靠管理部门监督检查，效率低、效果差。医院针对临床科室办公用品使用的特点和规律，采用量化管理的方法，通过科室之间的横向对比分析，强化科室自控成本的自觉性和积极性，也体现了“以人为本”的管理理念。总体上看，对办公用品形成了一套完整的管理回路，取得了显着成效。

        4.小结

        近年来，随着医院规模的不断扩大，医院成本控制工作成为难点问题。长期以来，医院高度重视高值耗材、高值药品等物资的管理，管理模式已日臻成熟。但办公用品、医用试剂、低值耗材等，因其价格低、使用量大等特点，没有形成规范的管理模式。山东省某医院针对办公用品管理的无序状态，确立了以临床科室为突破口的思路，采用科学的统计学方法，建立了以量化管理为主要内容的管理制度，实现了办公用品的规范化与科学化管理，对降低医院运营成本，提高工作效率具有重要意义。